Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge 07/08/1990, n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.
Se l'accesso agli atti rende necessaria una verifica sull'effettivo interesse del richiedente o sull'eventuale presenza di controinteressati, si parla di accesso formale. Se invece non esistono controinteressati si parla di accesso informale, e in questo caso è possibile chiedere verbalmente l'accesso presso l'ufficio competente che esaminerà la richiesta immediatamente e senza formalità (Decreto del Presidente della Repubblica 12/04/2006, n. 184, art. 5).
Il procedimento può essere differito, ad esempio quando i documenti chiesti fanno parte di un procedimento non ancora concluso.
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Approfondimenti
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è escluso nei casi previsti dalla Legge 07/08/1990, n. 241, art. 24. Le singole Pubbliche Amministrazioni individuano le categorie di documenti prodotti o comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all'accesso.
Qualora i documenti oggetto della domanda di accesso contengano dati personali di terzi, e in particolare quando i controinteressati abbiano fatto pervenire motivata opposizione, il responsabile del procedimento valuta la possibilità di limitare l’accesso mediante l’oscuramento di tali dati, se non necessari per la cura o la difesa degli interessi giuridici del richiedente l'accesso. Il responsabile del procedimento può omettere le parti dei documenti che non abbiano avuto specifico rilievo per l’adozione del provvedimento cui si riferisce la domanda di accesso, o palesemente non necessarie per la cura o la difesa degli interessi del richiedente. Le copie parziali dei documenti richiesti contengono l’indicazione delle parti omesse (Regolamento provinciale, art.58 , com.5).